A szoftverárak buktatói
Avagy hogyan jöjjünk rá a lenyúlásra
Ügyviteli rendszerre szükségünk van. Ez nem is kérdés. Ha nem számítógéppel vezetjük mindennapjainkat, nem fogjuk tudni kézben tartani a céget, a folyamatokat. Nem csak azt nem fogjuk tudni, 
hogy a kedves ügyfél mikor és miért járt már nálunk, hanem nem fogjuk látni azt sem, hogy cégünk fejlődik vagy sem. Ha fejlődik, akkor az minek köszönhető, mi az amiben még elmaradásunk van, ha nem fejlődik, akkor mi ennek az oka. Ki mit csinál a cégnél, melyik dolgozó vagy tevékenység mennyi bevételt hoz, mennyi a költsége. Sorolhatnám még az érveket, de most nem is arról akarunk beszélgetni, hogy miért van szükség ügyviteli rendszerre. Tény, hogy szükség van és kész. Lépjünk tovább.
Ha már be kell szereznünk egy ilyen programot, és ugye nem csak kell, hanem akarjuk is, mert tudjuk, hogy fejlődésünknek csak ez a kulcsa, rendesen utána kell néznünk, hogy milyen lehetőségek közül választhatunk. Rengeteg programot lehet kapni, amelyek tudása lehet igen csekély, de nagyon széles körű is. Az árak is körülbelül e szerint változnak.
Lehet kapni egyszerű számlázó programot pár tízezer forintért és lehet kapni komplett, integrált, roppant okos és nagy tudású rendszereket akár 10 milliókért is. Én most azokhoz szeretnék szólni akik sem az egyik, sem a másik végletet nem választanák. A csupán számlázásra, esetleg még egy két apróságra alkalmas rendszert azért nem, mert vállalatát fejleszteni kívánja, összeszedett céget akar tudni maga mögött és nem csak számlakészítésre szeretne egy programot használni, hanem fontos információk kigyűjtésére is. Azokhoz sem szeretnék most szólni, akik több 10 milliós rendszereket szeretnének, mert náluk nem annyira fontos már az árak kérdése 
és különben is, az már egy más dimenzió. Nézzük az arany középutat. Lássuk, mit lehet kapni a kettő között.
Lehet kapni nem olcsó, viszont nagy tudású programokat megfizethető áron. Sőt. Rosszul fejeztem ki magam, az ár nem megfizethető, hanem nagyjából arányos a program tudásával. Legalábbis legtöbbször. Azonban itt is figyelni kell. Nagyon hasonló árkategóriájú programoknál is előfordul, hogy kicsit kevesebbet tud mint amit ér, de tudok olyan rendszert is, ami sokkal okosabb és sokkal több lehetőséget rejt magában, mint amibe kerül. Na, ilyen után kutasson Ön is. Aztán meg kell néznünk ám alaposabban a programot. Kiderülhet róla, hogy egy-egy rész tényleg jó és megfelelően ki van dolgozva, ám egy másik funkciója, ami nekünk fontos, nincs megfelelően kifejlesztve, nem felel meg az elvárásainknak. Tehát ne csak egészében nézzük meg a programot választáskor, hanem részleteiben is.
És most térjünk rá az árakra.
Vállaltirányítási rendszerünk kiválasztásának egyik fontos tényezője az ár. Nem a legfontosabb, de a legtöbben erre kíváncsiak először. Azonban nem mindegy ám az sem, hogy azért az árért mit kapunk. Amikor cipőt veszünk, akkor sem biztos, hogy a legolcsóbb kínait vesszük meg, mert vannak igényeink. De ha az ár nem is a legfontosabb nekünk, akkor se verjenek ugye át, akkor is meg van igény, hogy azért a pénzért amit rászánunk, vele arányos tudást, szolgáltatást kapjunk.
Az árnál is sok összetevőre kell figyelnünk. Például arra, hogy melyek azok az árak amiről tudomást szerzünk az érdeklődésünk során. Van-e esetleg olyan költség, amiről még nem tudunk, de később felmerülhet.
Az ilyen jellegű programoknál általában az összár összefügg a program tudásával. Na de mi az összes költségünk?
Nézzük meg, hogy milyen költségei lehetnek egy ügyviteli rendszer bevezetésének és fenntartásának:
- bemutató díja
- felmérés díja
- program megvásárlásának díja
- bevezetés díja
- testre szabás díja
- oktatások díja
- frissítések díjai
- évváltás díja
- havidíj
- egy-egy lista lekéréséhez tartozó kiszállási díj
Csúnyán hangzik ugye?
Na de nem kell megijedni, ezek általában nem jelentkeznek együtt. Viszont vigyázzunk, mert az ajánlatba nem mindig foglalják bele a később esetleg felmerülő költségeket. Mi meg persze, naiv vásárlók, nem mindig tudjuk, hogy egyáltalán rá kell kérdezni erre vagy arra. Tehát figyeljünk oda. Az árak általában igazodnak a program tudásához. Ha egy nagyon okos program feltűnően olcsó, akkor inkább kérdezzünk rá az egyéb lehetséges későbbi költségekre, minthogy később meglepetésként érjen.
A bemutatóért díjat kérni kicsit spúr dolog. Persze az ilyen szoftvercéget is meg lehet érteni abból a szempontból, hogy neki ki kell fizetnie a dolgozóját, aki bemutatja a programot, tehát neki ez költség. Csak szerintem a szoftvert kínáló cég ezzel a saját érdeklődőit csökkenti. Hiszen ha körül kívánunk nézni a piacon és több szoftvert meg akarunk ismerni, akkor minden informálódásért fizessünk? Akkor sok ügyfél inkább meg sem nézi a programot. Hát van aki megkockáztatja ezt, van aki nem. Én úgy gondolom, hogy azért kevesebb olyan cég van, aki a bemutatóért pénzt kér.
A felmérés, a testre szabás és a bevezetés díja már nem annyira vevőszerző célú mint a bemutató. Ha előre látja, hogy még ezekkel a költségekkel is kell számolnia, akkor ezzel nincs igazán baj, mert tényleges munka áll mögötte. Amellett, hogy most úgy tűnik, hogy megvédtem ezeket a díjakat, egy valamit nem értek. Az én véleményem szerint olyan, hogy felmérés és testre szabás, külön nem létezik. A tárgyalások, bemutató alkalmával kiderülnek a program hardver és szoftverigényei. Az egyéni, cégre szabott beállításokat pedig úgyis a bevezetés alkalmával végzi el a cég. Tehát akkor mit is mérnek fel? A testre szabás pedig ha azt jelenti, hogy a programot a cégre egyénileg finomra hangolják, akkor ez nem a bevezetéskor történik meg? Ha igen, akkor miért is kell külön számolni? Ekkor már csak részletkérdés. Tehát a bevezetés és a testre szabás egymáshoz kapcsolódnak. Független attól, hogy külön „adunk nevet a gyereknek” vagy csak csupán azt mondjuk, hogy bevezetés.
Vannak olyan költségek, amik megkülönböztetik egyes programokat a többitől. Itt arra gondolok, hogy például az oktatások díja az egy olyan költség, ami mögött egy plusz szolgáltatás van. Ezt nem kínálja minden cég. Van aki úgy gondolja, hogy nem szükséges megtanítani a felhasználót a program helyes használatára. Ha viszont nincs oktatás, akkor az egyrészt sok hibát szül majd a program használata során, főleg a kezdetekben, másrészt sok időt el is vesz a felhasználótól (a cég meg fizeti a munkaidejét), mert neki kell kikísérletezni, hogy mit hol tud megvalósítani a programban. Amelyik programhoz kínálnak oktatást, ott fontos, hogy a felhasználó tudja használni a rendszert. Ez persze költségbe kerül, miután egy vagy több ember munkája van mögötte.
A program megvásárlásának díja általában összefügg a program tudásával. Gondoljunk csak az SAP árára és egy egyszerű számlázó árára. Tehát itt azért valamit sejthetünk a tudásról. Nyilván minél okosabb egy rendszer, annál nagyobb költség volt kifejleszteni és annál nagyobb költséget jelent a fejlesztőknek a program karbantartása is. Vannak olyan programok, ahol nincs egy kezdő nagyobb összeg mint megvásárlási díj, hanem a havidíjakba foglalják ezt is. Erről pár sorral később még beszélek.
A frissítések díja leginkább kétféleképpen működhet. Ez vagy egy külön költség, ami meg-határozott időnként terheli a felhasználót, vagy egy havidíj foglalja ezt magába. Ekkor általában a havidíj még más szolgáltatásokat is tartalmaz.
A havidíj nagyon sokféle lehet. Ez vagy még a program megvásárlásán felül jelentkezik, vagy pedig egy megvásárlási díj helyett van, vagyis a havidíjban benne van a programnak az úgynevezett bérlése. Illetve az e fajta havidíjnak ez csak egy része. Ekkor még plusz költségeket csapnak hozzá, ami az egy összegű megvásárlási program esetén benne lehet a havidíjban. Egyik esetben sem feltétlenül igaz az, hogy a frissítések árai ebbe beletartoznak. Ez nagyon fontos, figyeljen oda rá. A havidíj annyira tág fogalom, hogy abba sok minden beletartozhat. Tehát ha havidíja van a kiszemelt rendszernek, akkor arra törekedjük, hogy minél több szolgáltatást kapjon a pénzéért cserébe. Van aki olyan program mellett dönt, ami olcsó és nincs semmilyen későbbi karbantartási, követési vagy egyéb díja. Na de mi lesz később, ha valami megváltozik a jogszabályban? Megint vesz egy új programot?
Az évváltás díja és az egy-egy lista lekéréséhez tartozó kiszállási díj szerintem pénzlenyúlás. De van még egy másik tippem, ami szomorúbb, mégpedig, hogy a program butaságából fakad, hogy másképpen nem tudják megoldani ezt a kérdést csak plusz munkával. Hogy melyik verziót gondolja e két költség mögé, azt Önre bízom.
A lényeg, hogy minden költségre számítson, kérdezősködjön minden egyéb költségről és a legfontosabb, hogy jól nézze meg, hogy mit kap érte. Nem az ár fontos, hanem az, hogy nagyobb értéket kap-e Ön, mint amit fizet érte!
Ne feltétlenül olcsón döntsön, hanem okosan! És még egy fontos dolog, ami mindennél fontosabb, alkalmas legyen támogatni Önt később is a fejlődésében.
Jó kutakodást kívánok a szoftverek után!
