Egyik kedves partnerünknél a könyvelésen kiderült, hogy van egy számla, ami nincs kiegyenlítve. A jelek szerint az ügyfél nem fizette ki az alkatrészeket.

 Tovább vizsgálódás közben kiderült, hogy van annak a számlának egy stornója is.

Ezt a számlát viszont kifizették, azaz VISSZAFIZETTÉK.

 Tehát van

1 db számla, nincs kifizetve.

1 db stornó számla, ezt viszont kifizették (visszafizették az ügyfélnek a pénzt)

 Ugye most nagy a baj. Dupla a veszteség.

 Persze egyből felmerült, hogy programhibával találkoztunk. Biztos a program nem csinált meg valamit, vagy nem jól adta fel a könyvelésbe az adatokat.

Ez sem lehetetlen, ezért ezt az esetet is mindig meg kell vizsgálnunk, de nézzük mit találtunk.

 Az AutoSoft AMS-ben kétféleképpen lehet a készpénzes számlákhoz pénztárbizonylatot készíteni.

·         automatikusan elkészíti a program a számlával együtt, vagy

·         a pénztárbizonylatot a felhasználó egyedileg készíti el.

 Ennél a cégnél utóbbi eset volt, kézi pénztárbizonylatot használtak.

Külön pénztáros esetén van is ennek logikája.

 Visszanézve az eseményeket a program naplózásából, azt láttuk, hogy a pénztáros hamarabb zárta a pénztárt, mint ahogy az utolsó számla elkészült.

Ezért nem volt pénztári bizonylat a könyvelésben.

 De akkor hogyan vették át a pénzt?

 Kiderült, hogy a pénztáros nem számolta át minden nap a pénzt, nem ellenőrizte le, hogy egyezik-e a pénz a pénztárral és ezt nem is kérték számon rajta sohasem.

 Súlyos hiba? Persze.

 Ha most azt gondolja egyedi eset, téved.

Itt most nem veszett el pénz, „csak” a bizonylatolási fegyelem lett megsértve.

 De tudok két olyan esetet is, ahol bizony a pénztáros megkárosította a céget.

Ők nem az AutoSoft AMS-t használták, mert az AMS-ben egyébként lenne lehetőség ezeket a problémákat is kordában tartani.

 Viszont az emberi mulasztás ellen csak a megfelelő ellenőrzés az ellenszer.

 Visszatérve a dolgozóra.

A megingott bizalmat visszaállítani nem könnyű.

Azt alapból el kell érnie, hogy helyrehozza a hibáját, de ami még nagyon fontos, hogy

garantálnia kell, hogy ilyen soha többé nem történhet meg.

Nem szavakkal, tettekkel!

Ehhez meg kell változtatni a cég ügymenetét is.

Ekkor helyreállhat a bizalom. Legalábbis van esély rá.

 Így lehet egyszerre rendben a pénztár és megbízható a dolgozó.

Sajnos nincs más.

Egy szoftver csak eszköz, amit használni kell, és a cég folyamatait bizony ellenőrizni, irányítani kell.

Segítségre van szükséged?

Hívj most: +36 1 284 0030

Vilusz Edgár

Telefon: +36 1 2840030
E-mail: marketing@autosoft.hu