Egy szerviz partnerünk azzal hívott fel bennünket, hogy volt egy ügyfele, aki a javítás után pár nappal később visszajött és kereste rajtuk a forgalmi engedélyét.
Persze sehol a forgalmi engedély.
Ők a különböző hivatalos iratokat korrekten kezelik, tehát nagy valószínűséggel a forgalmi engedélyt az ügyfélnek visszaadták, amit ő elvesztett.
Na de most persze rájuk haragszik, hogy biztos ők …

Ismerős a helyzet, csak nem pont így történt Veled?

Hogyan lehetne azt elkerülni, hogy ilyen előforduljon?

Hiszen mennyi időbe, energiába kerül, hogy egy panasz esetén visszakeresd a cuccokat, veszekedj az ügyféllel, akár a kofák a piacon, arról nem is beszélve, hogy a többi vevőd is mindent hall az ügyfélváróban… kellemetlen a szitu, igaz?

Persze, értem én, hogy nem állhatsz ott minden alkalmazottad mögött, nemde?
És hogyan védi meg a cégedet az alkalmazott ilyenkor? 

Mit lehet tenni?

Egyik ügyfelünk ezt úgy oldotta meg, mint a tanár, aki a lényeges tudásanyagot úgy oktatja le, hogy előtte valamivel „felébreszti” az osztályt. Hatalmasat tüsszent, felemeli a hangját, mond egy viccet. A lényeg, hogy külön kiemeli. 

Az ügyféllel a jó bánásmód nagyon fontos.
Megéri azt a némi kis plusz időt, hogy normálisan beszélsz vele.
Végső soron ő a főnök, ő fizet. És legközelebb is ő fog fizetni, ha visszajön.

Tehát a partnerünknél egy kicsit átalakítottuk az ügyfél kommunikációt és a munkarendet.
Ma már a javítási megrendelővel együtt a munkalapra is felrögzítik tételesen az átvett hivatalos iratokat, amit a javítás megrendelésével a vevőn kívül a munkafelvevő is aláír.
Átadáskor pedig előveszik ezt a javítási megrendelőt és tételesen, jól kihangsúlyozva visszaadják azokat az ügyfélnek.
A visszaadás tényét az ügyfél igazolja.
Ennyire egyszerű az egész.

Nem kell külön lapot nyomtatni, mivel a javítási megrendelőn az ügyfél meg tudja rendelni a munkát, majd át is tudja venni a javított járművet, és igazolni is tudja, hogy az átadott dokumentumokat visszakapta.

Egy olyan folyamatot alakítottunk ki a munkafelvevőnek, aminek a használatával megelőzheti a fenti történethez hasonló problémákat. Nem hiányoznak az ilyenek senkinek sem. Gondolom, Te sem vágysz rá.

Tény, hogy neki kell figyelnie arra, hogy minden rendben legyen, az ügyfél tisztában legyen azzal, mit is kapott vissza. Tételesen rámutat a lapon a dokumentációra és közben át is adja, ezzel nyomatékosítva, hogy ez rendben van, visszaadta.

Mindehhez kell egy olyan szerviz rendszer, amiben a dokumentációk tartalma, úgymint munkalap, javítási megrendelő, gyorsan és könnyen létrehozható és kezelhető.

Nincs is más dolgod, csak használj egy ilyen programot és nem lesz problémád az ügyféllel!
Ez a kialakított munkafolyamat nagyon bevált.
Van még egy igazán fontos dolog, amire érdemes odafigyelni és bevezetni.
Erről majd legközelebb.

Hívj most, hogy megtudd a részleteket!

Vilusz Edgár
Telefon: +36 1 2840030

E-mail: marketing@autosoft.hu