Elektronikus számlázás konklúzió
Elektronikus számlát akarsz?
Biztos?
2013-tól változtak az elektronikus számlázás szabályai.
Néztük a nehézségeket, most nézzük, mit lehet tenni, mik a lehetőségeink.
Folytatás.
Az előző(első) részt el tudod olvasni itt.
Az előző(második) részt el tudod olvasni itt.
Ami biztos, hogy:
Elektronikus számla mindazon az Áfa törvényben előírt adatokat tartalmazó számla, amelyet elektronikus formában bocsátottak ki és fogadtak be.
Az Áfa törvény 168/A. § (1) bekezdése alapján a számla (valamennyi számla, függetlenül annak megjelenési formájától!) a kibocsájtásának időpontjától a számla megőrzésére vonatkozó időszak végéig biztosítani kell a számla:
eredetének hitelességét,
adattartalma sértetlenségét és
olvashatóságát.
E miatt nem küldhetünk szabályosan csak úgy egy PDF-et e-mailen a vevőnek.
Van még egy átmeneti lehetőség is elvileg, az pedig a Távnyomtatás.
Itt a számla kiállítója egy internetes programba tölti fel a számlát, amit a vevő kinyomtat magának. (Az más kérdés, hogyan lehet a vevőt arra rávenni, hogy vállalja át a számlázótól a nyomtatási költségeket.)
Ami leginkább járható út az a következő.
Az elektronikus számla (továbbiakban e-számla) tartalmi követelményei megegyeznek a papíralapú számlákéval.
Az e-számlánál is követelmény az eredet hitelességére és az adattartalom sértetlenségére vonatkozó feltételt, amit a számlakibocsátónak és a számlabefogadónak is teljesítenie kell.
Ezt a feltételt a törvény két módon javasolja elérni, de ami könnyen elérhető mindenkinek az a digitális aláírás. (A másik út az úgynevezett EDI rendszer használata.)
A digitális aláírással ellátni a számla file-t két módon lehetséges.
- saját digitális aláírást kell venni, saját magam aláírom a file-t egy programmal.
Itt mindent nekem kell csinálnom, saját aláírás, saját program kell, amik nem olcsók és nem is egyszerű a folyamat.
Az e-számla mellé kell még a NAV szabályai szerinti adat file is, amiről szintén nekem kell gondoskodnom. - Igénybe veszem egy szolgáltató segítségét.
A szolgáltató ad egy kliens programot, amit fel kell telepíteni.
Ebben az esetben a programom, itt az AutoSoft AMS - előállítja a számlát PDF file-ba az AMS,
és ezt a file-t a szolgáltatónak a kliens programjával feltöltöm a szolgáltatóhoz,
aki aztán aláírja digitálisan, időbélyegzőt tesz rá, és eljuttatja az ügyfélhez. - vagy az AutoSoft AMS nyomtatóként látja a szolgáltató kliens programját, az AMS közvetlenül ide nyomtatja a számlát, mint PDF file,
a kliens program eljuttatja a file-t a szolgáltatóhoz,
aki aztán aláírja digitálisan, időbélyegzőt tesz rá és eljuttatja az ügyfélhez.
A digitálisan aláírt számlát az ügyfélhez el lehet juttatni:
- közvetlenül e-mailen
de ekkor nem fogom tudni, hogy a vevő megkapta-e, csak ha a vevő visszajelez, - tárhelyen keresztül, amikor a vevő csak egy értesítő e-mailt kap, hogy a linkre kattintva letöltheti a számláját.
Ekkor a szolgáltató rendszere értesíthet engem a letöltésről, a jobbak megoldják az e-számlák tárolását, kereshetőségét is.
Nézzük, amire figyelni kell:
- Az e-számlázáshoz szükséges a vevő e-mail címe és beleegyezése az e-számla fogadásához.
- Az elektronikusan kibocsájtott számlák csak elektronikus formában hitelesek.
- Meg kell oldani az e-számla eredetének hitelességét, az adattartalma sértetlenségét és az olvashatóságát.
- Meg kell oldani a fentiek szerinti tárolását az e-számlának, a törvényben meghatározott ideig, és még biztosítani kell az e-számla törlés, a megsemmisítés, a véletlen megsemmisülés és sérülés elleni védelmét is, illetve a jogosulatlan hozzáférés elleni védelmet. Továbbá gondoskodni kell arról, hogy a dokumentum a megőrzési idő végéig olvasható legyen.
- Gondoskodni kell az e-számla kontírozásáról kibocsájtó és befogadó oldalon is.
- A kézbesítettség bizonyítása nem egyszerű.
- Biztosítani kell az Adóhatóság ellenőrzési lehetőségét az e-számlára is.
- Működni kell az egyidejű e-számla és papíralapú számlázásnak is, mert az e-számla befogadása nem kötelező.
Tehát nem az ördögtől való az elektronikus számla.
Lehet egyedi, lehet könnyen bevezethető, lehet olcsó, lehet sokat nyújtó.
Némely szolgáltató arra is ad lehetőséget, hogy a vevő tárolási kötelezettségét átveszi a számlázó, ezzel a befogadó költségét szünteti meg.
Nézzük, milyen előnyöket kínál az elektronikus számlázás:
- nincs papír és nyomtatási költség
- nincs borítékolás, nincs postára feladás
- könnyebb az e-számlát kezelni, tárolni, visszakeresni, másolni
- az e-számla gyorsabban jut el a vevőhöz
- vevőnek sem kell a papírokat tárolni, kezelni
- érdekesség és lehet presztízs célja
- környezetbarát
Megéri? Nem éri meg?
Erre nincs mindenkire érvényes válasz.
Egyedileg kell megvizsgálni a lehetséges előnyöket és hátrányokat, költségeket, nyereségeket.
Segítségre van szükséged?
Hívj most: +36 1 284 0030
Szamosfalvi István
Telefon: +36 1 2840030
E-mail: marketing@autosoft.hu
Elektronikus számla szolgáltatók közül:
